Como usar a Controladoria

O site fica em controladoria.nutrs.com.br. Cada pessoa tem o seu e-mail e a sua senha; ninguém cria conta sozinho, quem libera é o administrador.

1. Abra o convite que chegou por e-mail

   Você recebe um e-mail com o assunto You have been invited (ou parecido). Clique no link do e-mail. Se não achar, olhe a caixa de spam.

2. Crie a sua senha

   O link abre a tela abaixo. Escolha uma senha com pelo menos 8 caracteres, repita e clique em Salvar senha e entrar.

   

3. Nas próximas vezes, entre com e-mail e senha

   Se aparecer Acesso ainda não liberado, o administrador ainda não escolheu o seu perfil. Avise quem te convidou.

   

4. Esqueceu a senha?

   Na tela de entrada, digite o seu e-mail e clique em Esqueci minha senha. Chega um e-mail com um link para criar uma senha nova (olhe também o spam).

A aba Provisão de Custos mostra quanto cada colaboradora deve receber de reembolso de km no mês. O valor sai das rotas cadastradas: km da rota × vezes no mês × valor do km (carro R$ 0,65 · moto R$ 0,45), descontando férias, afastamentos e feriados. Quem tem valor fixo recebe o fixo.

1. A parte de cima

   Aqui você escolhe o mês, procura alguém, cadastra pessoas e unidades e vê os totais.

   

2. A tabela de colaboradoras

   Cada pessoa aparece numa linha em negrito e, embaixo dela, uma linha para cada rota. Rotas que terminaram aparecem riscadas; a rota que começa no meio do mês mostra a data em amarelo. Os botões ficam à direita de cada linha.

   

São dois momentos: primeiro o cadastro da pessoa, depois a rota (para qual unidade ela vai e quantos km roda).

▶ Ver o passo a passo em movimento

1. Clique em + Nova colaboradora

   O botão fica no alto, à direita.

   

2. Preencha o cadastro

   O nome como aparece no VExpenses é importante: é por ele que o site encontra os lançamentos dela no relatório. Copie do VExpenses exatamente como está lá. Deixe o valor fixo em branco, a não ser que ela tenha um valor mensal combinado.

   

3. Ela aparece na lista, ainda sem rota

   Agora clique em + Rota na linha dela.

   

4. Cadastre a rota

   Informe a partir de quando vale, a unidade (escolha na lista), os km de ida e de volta e quantas vezes ela vai no mês. A caixa amarela mostra o valor do mês na hora. Clique em Adicionar.

   

Quando a pessoa sai de casa, passa por uma unidade, depois por outra, e só então volta para casa.

1. Monte os trechos na ordem do dia

   Em + Rota, escolha Circuito. Cada linha é um trecho: de onde sai, para onde vai e os km. Use + Trecho para mais uma parada e o ✕ para tirar. O último trecho sempre volta para Casa.

   

A supervisora é cadastrada como qualquer colaboradora, com o cargo Supervisora. Depois você define a carteira dela (quem ou quais unidades ela supervisiona).

1. Cadastro com o cargo Supervisora

   Em + Nova colaboradora, escolha o cargo Supervisora e salve.

   

2. Cadastre a rota de supervisão

   Use + Rota na linha dela. Normalmente é um circuito pelas unidades que ela visita, com as vezes no mês (veja a seção Circuito).

3. Defina a carteira

   A carteira fica no assistente do mês, passo 6 · Supervisoras. Escolha por unidades ou por nutricionistas, marque os nomes e clique em Salvar carteira. Uma forma elimina a outra: se marcar por unidades, a lista de nutricionistas sai sozinha, e vice-versa.

   

Use Trocar sempre que algo mudar de verdade: unidade nova, novo endereço, nova quantidade de km ou de vezes. O site termina a rota antiga no dia anterior e começa a nova na data informada, e cada mês fica com o valor certo.

▶ Ver o passo a passo em movimento

1. Na rota atual, clique em Trocar

   Fica à direita da linha da rota (não da linha do nome).

   

2. Informe a data e a rota nova

   A partir de é o primeiro dia na unidade nova. Troque a unidade, os km e, se quiser, escreva o motivo. Clique em Salvar troca.

   

3. Pronto: as duas rotas aparecem no mês

   A antiga mostra até quando valeu e a nova mostra a partir de quando vale. O valor do mês é proporcional a cada uma.

   

Quando uma nutricionista sai de uma unidade e outra entra no lugar.

1. Use Trocar e mude a colaboradora

   Na rota da unidade, clique em Trocar e, no campo Colaboradora, escolha quem assume. Informe a data e os km da nova pessoa (a casa dela é outra, então os km mudam).

   

Quando a pessoa deixa de ir a uma unidade e ninguém entra no lugar (por exemplo, fim do contrato da unidade).

1. Clique em Encerrar na linha da rota

   Informe o último dia em que ela foi e o motivo. A rota sai da provisão depois dessa data.

   

O botão Corrigir é só para consertar algo digitado errado (km, vezes, unidade escrita errada).

1. Corrigir ou excluir

   Ajuste o que estiver errado e clique em Salvar correção. Se a rota foi lançada por engano, use Excluir esta rota: ela some de todos os meses.

   

Quem sai da empresa não é apagado: fica inativa, com o histórico guardado.

1. Encerre as rotas

   Primeiro, em cada rota dela, clique em Encerrar com o último dia trabalhado. Assim o mês da saída fica proporcional.

2. Desmarque Ativa

   Clique em Editar na linha do nome, desmarque Ativa, anote o motivo e a data e salve.

   

3. Onde ela fica

   Inativas somem da lista. Para ver, marque Mostrar inativas no alto da página.

   

O cadastro da unidade guarda a cidade, que define os feriados municipais de quem atende a unidade, e o pin (a localização), que permite estimar o km quando alguém muda de endereço.

1. Clique em Unidades

   O botão fica ao lado de + Nova colaboradora. Aparece a lista com a cidade, se tem pin e se está em uso. Se alguma rota usa uma unidade que não está cadastrada, aparece um aviso vermelho no alto.

   

2. Nova unidade

   Clique em + Nova unidade, escreva o nome (o mesmo que vai usar nas rotas), a cidade e, se tiver, o pin. Clique em Salvar unidade.

   

3. Como pegar o pin no Google Maps

   No computador: clique com o botão direito em cima da unidade no mapa; os dois números aparecem no topo do menu, e um clique neles já copia. No celular: toque e segure em cima da unidade; os números aparecem na caixa de pesquisa. Cole no campo Pin.

   

Todo começo de mês, o assistente passa por 8 passos para deixar a provisão certa: feriados, endereços, férias, quadro, frequência, supervisoras, ajustes do mês anterior e fechamento. Você pode parar e continuar depois; os passos confirmados ficam com ✓.

1. Escolha o mês e clique em Abrir o mês

   Em Competência, escolha o mês que vai abrir.

   

2. Passo 1 · Calendário

   Confira os feriados nacionais (os pontos facultativos vêm desmarcados; marque se a empresa folgar). Ao lado ficam os feriados de cada cidade com rota.

   

3. Feriado municipal

   Em + Feriado ao lado da cidade, informe a data e o nome. Marque Repete todo ano para aniversário da cidade e datas fixas.

   

4. Passo 2 · Endereços

   Se alguém mudou de endereço, clique em Mudou de endereço na linha dela. Com o pin da casa, o site já mostra uma estimativa de km. A Controladoria calcula o km exato por estrada, e ele aparece aqui para você aplicar.

   

5. Passo 3 · Férias e afastamentos

   Registre quem vai ficar fora no mês. Esses dias saem da provisão sozinhos. Não desconte de novo na frequência, senão o dia sai duas vezes.

   

6. Registrar uma ausência

   Escolha o tipo, o primeiro e o último dia fora e clique em Registrar.

   

7. Passo 4 · Quadro

   Confira quem atende cada unidade no mês. Mudou algo? Use trocar ou + Rota ali mesmo.

   

8. Passo 5 · Frequência

   Quantas vezes cada pessoa vai a cada unidade no mês. Para quem vai todo dia, clique no botão = dias úteis (já descontados os feriados da cidade). A mudança vale a partir do mês aberto; os meses anteriores não mudam.

   

9. Passo 6 · Supervisoras

   Confira a carteira e a rota de supervisão de cada supervisora (veja Cadastrar supervisora).

10. Passo 7 · Ajustes do mês anterior

    Lista os dias úteis do mês anterior sem nenhum lançamento no VExpenses. Para cada pessoa, aprove o desconto (sai do valor do mês aberto) ou justifique (por exemplo: foi à unidade e esqueceu de lançar). Esta etapa é da Controladoria; quem não tem acesso à Análise pode pular.

    

11. Passo 8 · Revisão e fechamento

    Confira o total e a comparação com o mês anterior e clique em Fechar. O valor de cada pessoa fica registrado. Se o cadastro mudar depois, aparece um aviso, mas o valor fechado não muda; para atualizar, feche de novo.

    

Compara o que foi provisionado com o que foi lançado no VExpenses.

1. Importe o relatório do VExpenses

   No VExpenses, exporte o relatório de usuários do mês (.xls). Aqui, clique em Importar relatório do VExpenses e escolha o arquivo. Os quadros de resumo mostram o planejado × realizado, o excedente, os dias pagos e não cumpridos e as rotas a revisar.

   

2. Termômetro e dias não cumpridos

   O termômetro mostra em quantos dias o km lançado ficou dentro da rota (tolerância de 10% ou 1 km). Com 80% ou mais, a rota está confirmada; entre 60% e 80%, atenção; abaixo de 60%, vale revisar a provisão. É só um alerta: compensar um dia com outro é permitido. Pagos e não cumpridos são os dias úteis sem lançamento, que viram desconto sugerido no mês seguinte.

   

3. Dia a dia

   Cada quadradinho é um dia. Passe o mouse para ver os trajetos lançados. O botão alterna entre a diferença e o km rodado.

   

Só o administrador vê a aba Permissões.

1. Convide pelo Supabase

   Entre em supabase.com → projeto da Controladoria → Authentication → Users → Add user → Send invitation e digite o e-mail da pessoa. Ela recebe o convite para criar a senha.

2. Escolha o perfil

   A pessoa aparece na aba Permissões como Sem acesso. Escolha o perfil e clique em Salvar na linha dela. Para bloquear alguém, desmarque Ativo.

   

3. Tabela de permissões

   Define o que cada perfil pode ver e editar. A regra vale no banco de dados: mesmo que alguém tente por fora do site, o servidor recusa.